Αρμοδιότητες του τμήματος Τεχνικών Υπηρεσιών
1. Το Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών είναι υπεύθυνο για την σύνταξη των απαραίτητων τεχνικών μελετών κάθε είδους για τις κτιριακές υποδομές και εγκαταστάσεις που χρησιμοποιεί το Ίδρυμα και η υλοποίηση των σχετικών έργων με την ανάθεση σε τρίτους ή με αυτεπιστασία. Επίσης το Τμήμα είναι υπεύθυνο για την συντήρηση των κτιριακών υποδομών, των εγκαταστάσεων, και των τεχνικών μέσων, που χρησιμοποιεί το Ίδρυμα, ιδιόκτητων και μισθωμένων, και του εξοπλισμού του Ιδρύματος πλην του μηχανογραφικού εξοπλισμού.
2. Αναλυτικότερα, οι αρμοδιότητες του Τμήματος είναι κυρίως οι εξής:
- Η παρακολούθηση του σχετικού με τον τομέα αυτό κανονιστικού πλαισίου και η τήρηση του αντιστοίχου φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου νομοθεσίας.
- Η κατάρτιση σε συνεργασία με τα αρμόδια όργανα και υπηρεσίες του Ιδρύματος του ετήσιου τεχνικού προγράμματος μελετών και έργων και των μακροπροθέσμων προγραμμάτων έργων, καθώς και η επίβλεψη και η παρακολούθηση της πορείας εκτέλεσής τους.
- Η σύνταξη ή η ανάθεση της εκπόνησης τεχνικών μελετών για την κατασκευή των έργων του Ιδρύματος.
- Η σύνταξη κτιριολογικών προγραμμάτων, αρχιτεκτονικών, στατικών, ηλεκτρομηχανολογικών και λοιπών τεχνικών μελετών, οικονομοτεχνικών μελετών, προϋπολογισμών των έργων, διακηρύξεων και τευχών δημοπρατήσεων.
- Η εισήγηση προς το Τμήμα Προμηθειών για την διενέργεια διαγωνισμών, για την ανάδειξη αναδόχων εκπόνησης μελετών και εκτέλεσης έργων και για την έγκριση τους από το Τεχνικό Συμβούλιο του Ιδρύματος όταν αυτό απαιτείται, καθώς και για την κατάρτιση σχεδίων συμβάσεων ανάθεσης μελετών και έργων.
- Η παρακολούθηση της εκτέλεσης των τεχνικών έργων του Ιδρύματος.
- Η μέριμνα για τη συγκρότηση Επιτροπών Παραλαβής των εκτελούμενων έργων.
- Η συγκέντρωση και ο έλεγχος των δικαιολογητικών εκτέλεσης εργασιών έργων και η προώθησή τους στις αρμόδιες υπηρεσίες για πληρωμή.
- Η επίλυση, σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος, κάθε είδους νομικών ζητημάτων που ανακύπτουν κατά την εκτέλεση των έργων και των μελετών ή κατά τον έλεγχο αυτών.
- Η φύλαξη των εγγυητικών επιστολών συμμετοχής στους διαγωνισμούς, καλής εκτέλεσης εκπόνησης μελετών και κατασκευής έργων, και η επιστροφή ή η μέριμνα για την κατάπτωσή τους σε συνεργασία με το Τμήμα Προμηθειών, όταν και όπως προβλέπεται από την σύμβαση και την κείμενη νομοθεσία.
- Η τήρηση αρχείου μελετών, κατασκευών και δημοπρατήσεων.
- Η σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών, ο καθορισμός των απαιτούμενων κριτηρίων και η έγκριση της καταλληλότητας των κτιρίων που μισθώνει το Ίδρυμα για τις ανάγκες του από τεχνικής, λειτουργικής και αισθητικής άποψης, καθώς και του εξοπλισμού και των υλικών που επηρεάζουν τη λειτουργική, αισθητική και αρχιτεκτονική μορφή των κτιρίων του Ιδρύματος.
- Η διενέργεια τεχνικών αυτοψιών, η κατάρτιση τεχνικών γνωματεύσεων, και η σύνταξη σχετικών εκθέσεων.
- Η συνεργασία για τεχνικά θέματα με τις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος και το Τμήμα Νομικής Υποστήριξης για την κτήση ή μίσθωση, και εκμετάλλευση των ακινήτων του Ιδρύματος.
- Η μέριμνα για την παροχή γνωμοδοτήσεων ή εγκριτικών αποφάσεων από τα αρμόδια συλλογικά όργανα του Ιδρύματος για θέματα της αρμοδιότητάς του Τμήματος.
- Η σύνταξη και έλεγχος των επιμετρήσεων, πρωτοκόλλων αφανών εργασιών, λογαριασμών, πρωτοκόλλων νέων τιμών μονάδας, τακτοποιητικών πινάκων, καθώς και πρωτοκόλλων προσωρινής και οριστικής παραλαβής και η μέριμνα για την έγκρισή τους.
- Η εισήγηση στην αρμόδια υπηρεσία για την προμήθεια των απαιτούμενων για τις εργασίες του Τμήματος, υλικών και ανταλλακτικών.
- Η τακτική επιτόπια επιθεώρηση των κτιριακών υποδομών και ο έλεγχος της καλής λειτουργίας των εγκαταστάσεων του Ιδρύματος (ιδίως του συστήματος πυρασφάλειας, των ανελκυστήρων, των κλιματιστικών εγκαταστάσεων, των εγκαταστάσεων κεντρικής θέρμανσης, των ηλεκτρικών εγκαταστάσεων, των τηλεπικοινωνιακών εγκαταστάσεων και του τηλεφωνικού κέντρου, των δικτύων ύδρευσης, κλπ.) με βάση ειδικό πρωτόκολλο επιθεώρησης και ελέγχου, η καταγραφή τυχόν αναγκών συντήρησης ή επισκευής και η σύνταξη έκθεσης αναγκαίων εργασιών συντήρησης ή επισκευής. Το ειδικό πρωτόκολλο επιθεώρησης και ελέγχου καταρτίζεται από το ίδιο το Τμήμα.
- Η μέριμνα για την προκήρυξη και διενέργεια διαγωνισμών που αφορούν έργα συντήρησης, για την ανάδειξη αναδόχων και για την έγκριση τους από το Τεχνικό Συμβούλιο του Ιδρύματος όταν αυτό απαιτείται, και η κατάρτιση σχεδίων συμβάσεων ανάθεσης έργων συντήρησης.
- Η εκτέλεση των αναγκαίων εργασιών συντήρησης ή επισκευής με ίδια μέσα ή όταν αυτό δεν είναι δυνατό, με αυτεπιστασία ή ανάθεση σε τρίτους.
- Η εκτέλεση των εργασιών περιοδικής προληπτικής συντήρησης των εγκαταστάσεων του Ιδρύματος.
- Η τήρηση των σχετικών μητρώων λειτουργίας και συντήρησης και η εξασφάλιση των κατά τον νόμο απαιτούμενων πιστοποιητικών καλής λειτουργίας των εγκαταστάσεων.
- Η διαχείριση των διαδικασιών κίνησης και διάθεσης μεταφορικών μέσων, ο έλεγχος της χρηστής χρήσης τους, και η μέριμνα για τον εφοδιασμό τους με καύσιμα και λιπαντικά καθώς και για τη συντήρηση και επισκευή τους.
- Η λειτουργία Αποθήκης Ανταλλακτικών και Υλικών για τις ανάγκες των εργασιών συντήρησης και επισκευών.
- Η τήρηση Βιβλίου Αποθήκης και η κατά μήνα σύνταξη πρωτοκόλλου για την ανάλωση των ανταλλακτικών και υλικών που έχουν διατεθεί.
- Η κατάρτιση του κτηματολογίου του Ιδρύματος και η διαρκή ενημέρωσή του για κάθε επερχόμενη μεταβολή σε συνεργασία με το Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης.
- Η συγκέντρωση και παροχή στοιχείων και πληροφοριών στο Τμήμα Τεκμηρίωσης και Στατιστικής Επεξεργασίας.
3. Στο Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών εντάσσονται το Γραφείο Πολιτικού Σχεδιασμού Εκτάκτων Αναγκών (ΠΣΕΑ) και το Γραφείο Υγιεινής και Ασφάλειας με συγκεκριμένες αρμοδιότητες, όπως αναλύονται ακολούθως:
(α) Γραφείο Πολιτικού Σχεδιασμού Εκτάκτων Αναγκών (ΠΣΕΑ):
- Φροντίζει για την εκπόνηση ειδικού προγράμματος εκτάκτων αναγκών.
- Μελετά τις λεπτομέρειες εφαρμογής του και γνωρίζει σε όλες τις υπηρεσίες του Ιδρύματος, τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντα που θα αναλάβουν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Συνεργάζεται με τις αρμόδιες υπηρεσίες της Περιφέρειας Ηπείρου.
- Συντονίζει τις απαραίτητες ενέργειες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Καταρτίζει πρόγραμμα ενημέρωσης όλου του προσωπικού και παρακολουθεί την πορεία εφαρμογής του από τις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος.
- Φροντίζει για την προμήθεια του απαιτούμενου εξοπλισμού, των αναγκαίων υλικών και μέσων προς διάσωση, πυρόσβεση, απολύμανση κ.λπ..
- Φροντίζει για την συντήρηση, τον έλεγχο και την φύλαξη του εξοπλισμού αυτού, ώστε να βρίσκεται πάντα σε πλήρη ετοιμότητα.
- Προβλέπει ώστε οι προκαθορισμένοι χώροι έκτακτης ανάγκης να είναι έτοιμοι για το σκοπό τους.
(β) Γραφείο Υγιεινής και Ασφάλειας: συγκροτείται από τον Τεχνικό Ασφαλείας και τον Ιατρό Εργασίας και έχει ως κύριες αρμοδιότητες:
- Παρέχει υποδείξεις και συμβουλές γραπτά ή προφορικά σχετικά με την υγιεινή και ασφάλεια της εργασίας και την πρόληψη των εργατικών ατυχημάτων.
- Τηρεί τα ειδικά βιβλία.
- Συμβουλεύει σε θέματα σχεδιασμού, προγραμματισμού κατασκευής και συντήρησης εγκαταστάσεων.
- Ελέγχει την ασφάλεια των εγκαταστάσεων και τεχνικών μέσων και λαμβάνει μέτρα προστασίας των εργαζομένων.
Συγκεντρώνει και να παρέχει στοιχεία και πληροφορίες στο Τμήμα Τεκμηρίωσης και Στατιστικής Επεξεργασίας.
