Αρμοδιότητες του τμήματος Προμηθειών
Κύριοι τομείς ευθύνης του Τμήματος Προμηθειών είναι:
- Η διαχείριση των διαδικασιών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών κάθε είδους και από κάθε πηγή χρηματοδότησης.
- Η διαχείριση όλων των διαδικασιών που αφορούν την εκμίσθωση ακινήτων του Ιδρύματος σε τρίτους και την μίσθωση ακινήτων από τρίτους.
- Ειδικότερα, σε ότι αφορά στον τομέα προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών, οι αρμοδιότητες του Τμήματος είναι ιδίως οι εξής:
- Η παρακολούθηση τού σχετικού με τον τομέα αυτό κανονιστικού πλαισίου και την τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου νομοθεσίας.
- Η κατάρτιση και υποβολή στο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης σχεδίου ετήσιου προϋπολογισμού και προγράμματος προμηθειών αγαθών και υπηρεσιών από πόρους του τακτικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων, με βάση τις ισχύουσες δεσμεύσεις και τα τεκμηριωμένα αιτήματα και τεχνικές και ποσοτικές προδιαγραφές των υπηρεσιών του Ιδρύματος, σύμφωνα με τις οδηγίες των Οργάνων Διοίκησης του Ιδρύματος.
- Η διαχείριση των διαδικασιών διενέργειας των διαγωνισμών του Ιδρύματος και εκτέλεσης των προμηθειών - υπηρεσιών, από το στάδιο της προκήρυξης μέχρι την υπογραφή της σύμβασης και την οριστική παραλαβή.
- Η φροντίδα για την παραλαβή των αγοραζόμενων ειδών.
- Η συγκέντρωση όλων των δικαιολογητικών που απαιτούνται και αποστολή τους στο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης για την έκδοση ενταλμάτων πληρωμής.
- Η τήρηση αρχείου αγορών-συμβάσεων-ασφαλιστηρίων συμβολαίων και εγγυητικών επιστολών που αφορούν στις προμήθειες - υπηρεσίες.
- Η καταγραφή και αποστολή μηνιαίων οικονομικών στοιχείων στο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης του Ιδρύματος.
- Η ηλεκτρονική καταγραφή οφειλών Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων στο Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Οφειλών Δημοσίων Επενδύσεων του Υπουργείου Ανάπτυξης.
- Η μηνιαία αποστολή οικονομικών στοιχείων Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων.
- Η υποστήριξη και παρακολούθηση της εκτέλεσης του προγράμματος προμηθειών - υπηρεσιών και της τήρησης των όρων των συμβάσεων μέχρι το στάδιο της οριστικής παραλαβής, τον εντοπισμό τυχόν αστοχιών και προβλημάτων και τη λήψη μέτρων για την αντιμετώπισή τους, η τροποποίηση του προγράμματος σύμφωνα με τις οδηγίες των Οργάνων Διοίκησης του Ιδρύματος, και η υποβολή των σχετικών απολογιστικών στοιχείων.
- Η παρακολούθηση ? σύνταξη και υποβολή προτάσεων έργων Συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων, η συγκέντρωση στοιχείων - κατάρτιση συνολικής πρότασης και υποβολή της στα Όργανα Διοίκησης του Ιδρύματος.
- Η τήρηση των αναγκαίων βιβλίων και στοιχείων.
- Η διαχείριση των διαδικασιών κίνησης και διάθεσης μεταφορικών μέσων, ο έλεγχος της χρηστής χρήσης τους, η φροντίδα για τον εφοδιασμό τους με καύσιμα και ελαιολιπαντικά και για τη συντήρηση και επισκευή τους.
- Η διεκπεραίωση κάθε θέματος και των διαδικασιών διαχείρισης, εκποίησης, ανακύκλωσης και καταστροφής ή διάθεσης στον ΟΔΔΥ των πάσης φύσεως πλεοναζόντων και μη αναγκαίων, πεπαλαιωμένων και άχρηστων υλικών.
- Η διενέργεια των νόμιμων διαδικασιών εκμίσθωσης ακινήτων σε τρίτους και μίσθωσης ακινήτων από τρίτους.
- Η ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ των εγκεκριμένων οικονομικών αιτημάτων.
- Η μέριμνα για τη συγκρότηση των επιτροπών διενέργειας διαγωνισμών, των επιτροπών παραλαβής αγαθών, των επιτροπών βεβαίωσης καλής εκτέλεσης εργασιών.
Η συγκέντρωση και παροχή στοιχείων και πληροφοριών στο Τμήμα Τεκμηρίωσης και Στατιστικής Επεξεργασίας.
