Αρμοδιότητες του τμήματος Τμήμα Βιβλιοθήκης και Κέντρο Πληροφόρησης
(α) Γραφείο Διοικητικής - Οικονομικής Διαχείρισης, Ανάπτυξης και Οργάνωσης Συλλογών:
(α.1) Οι αρμοδιότητες σχετικά με τη Διοικητική και Οικονομική Διαχείριση είναι οι κυρίως:
- Η διαχείριση του προσωπικού της Βιβλιοθήκης, ο ορισμός του προσωπικού που λειτουργεί τα αναγνωστήρια και τις άλλες υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης, η παρακολούθηση του ωραρίου εργασίας, καθώς και των αδειών του προσωπικού της Βιβλιοθήκης.
- Η τήρηση αρχείου: i) αλληλογραφίας της Βιβλιοθήκης, ii) στατιστικών στοιχείων της Βιβλιοθήκης, iii) έργων που υλοποίησε ή συμμετέχει η Βιβλιοθήκη, iv) πρακτικών των συναντήσεων προσωπικού της Βιβλιοθήκης, v) πρακτικών των συνεδριάσεων των συλλογικών οργάνων του Ιδρύματος που αφορούν τη Βιβλιοθήκη (συμπεριλαμβανομένων και των συνεδριάσεων της Επιτροπής Βιβλιοθήκης).
- Η παραλαβή, διακίνηση και αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας της Βιβλιοθήκης, η τήρηση εσωτερικού πρωτοκόλλου και η ενημέρωση του προσωπικού της Βιβλιοθήκης για το περιεχόμενο διοικητικών πράξεων που αφορούν τη Βιβλιοθήκη.
- Η παραλαβή και αποστολή υλικού κάθε μορφής.
- Η παραγγελία συγγραμμάτων μέσω του συστήματος ΕΥΔΟΞΟΣ.
- Η συγκέντρωση και προώθηση στις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος των αιτημάτων όλων των βιβλιοθηκών του ΤΕΙ Ηπείρου για προμήθειες νέου τεχνικού εξοπλισμού και η συντήρηση υφιστάμενου τεχνικού εξοπλισμού της Βιβλιοθήκης.
- Ο έλεγχος και η απόδοση στις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος των εσόδων της Βιβλιοθήκης.
- Η σύνταξη των τεχνικών προδιαγραφών προμηθειών, οι παραγγελίες, η παρακολούθηση της καλής εκτέλεσης των Συμβάσεων, ο έλεγχος και η προώθηση στις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος των τιμολογίων για προμήθειες της Βιβλιοθήκης, η διαχείριση συμβολαίων χρήσης και πρόσβασης.
- Ο έλεγχος των χρεώσεων των τιμολογίων και η παρακολούθηση των σχετικών κονδυλίων της Βιβλιοθήκης.
- Η οργάνωση προγραμμάτων εκπαίδευσης φοιτητών Πρακτικής Άσκησης και επισκεπτών υπαλλήλων από άλλους φορείς του εσωτερικού και του εξωτερικού,
- Η διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της Επιτροπής Βιβλιοθήκης.
- Η προβολή της εκπαιδευτικής, επιστημονικής, ερευνητικής και πολιτιστικής δραστηριότητας της Βιβλιοθήκης.
- Η οργάνωση και διεξαγωγή εκθέσεων, τελετών, εορτών και συνεδρίων, η εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με τη συμμετοχή της Βιβλιοθήκης σε Κοινοπραξίες και Συνδέσμους Βιβλιοθηκών, η διαχείριση αναπτυξιακών και ερευνητικών έργων κ.ά.
- Η διοργάνωση εκδηλώσεων (βιβλιοπαρουσιάσεων, διαλέξεων, καλλιτεχνικών εκδηλώσεων) στο πλαίσιο της ενίσχυσης των δεσμών μεταξύ της κοινότητας του Ιδρύματος και των πολιτών της τοπικής κοινωνίας.
- Η επιμελητεία, καθαριότητα και ασφάλεια των κτιρίων.
(α.2) Σε ό,τι αφορά στον τομέα της Ανάπτυξης και Οργάνωσης Συλλογών οι κύριες αρμοδιότητες του Γραφείου είναι:
- Η σύνταξη Κανονισμού Ανάπτυξης Συλλογών της Βιβλιοθήκης και η ανάπτυξη και εφαρμογή γραπτής πολιτικής σχετικά με την βιβλιογραφική επεξεργασία των έντυπων και ψηφιακών συλλογών της Βιβλιοθήκης.
- Η ανάπτυξη των συλλογών με βάση την αξιολόγηση των αναγκών και των προτάσεων της ακαδημαϊκής κοινότητας του Ιδρύματος και σύμφωνα με τον Κανονισμό Ανάπτυξης Συλλογών της Βιβλιοθήκης.
- Η αξιολόγηση και αποδοχή δωρεών.
- Η ένταξη του νέου υλικού στις συλλογές της Βιβλιοθήκης με βάση τα διεθνή βιβλιοθηκονομικά πρότυπα: καταγραφή, καταλογογράφηση, χαρακτηρισμός, θεματική και υλική επεξεργασία τεκμηρίων, εισαγωγή μεταδεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα της Βιβλιοθήκης, ταξιθέτηση του νέου υλικού, κ.λπ.
- Ο εμπλουτισμός των βιβλιογραφικών εγγραφών του καταλόγου της Βιβλιοθήκης με επιπλέον πληροφορίες σε ψηφιακή μορφή.
- Η τήρηση και ο έλεγχος καθιερωμένων αρχείων ονομάτων, θεμάτων και σειρών με βάση τα βιβλιοθηκονομικά πρότυπα.
- Η παρακολούθηση, διαχείριση και αποδελτίωση των έντυπων συνδρομών.
- Η παρακολούθηση και η διαχείριση των ηλεκτρονικών συνδρομών σε ότι αφορά την κυκλοφορία, την απρόσκοπτη πρόσβαση και την επικαιροποίησή τους (ηλεκτρονικά περιοδικά, ηλεκτρονικά βιβλία και βάσεις δεδομένων).
- Η διαχείριση των επιστρεφόμενων συγγραμμάτων του συστήματος ΕΥΔΟΞΟΣ και η βιβλιοθηκονομική επεξεργασία και εισαγωγή αυτού του υλικού στο πληροφοριακό σύστημα της Βιβλιοθήκης.
- Η οργάνωση των διαδικασιών ελέγχου της ταξιθέτησης των φυσικών τεκμηρίων και επανατοποθέτησης των συλλογών όποτε κρίνεται απαραίτητο.
- Η διενέργεια υποστηρικτικών εργασιών όπως σήμανση, βιβλιοδεσία, απογραφή, απόσυρση, αναδιοργάνωση υλικού κ.λπ.
- Η παραγωγή σχετικών υποστηρικτικών εργαλείων όπως αρχείων καθιερωμένων όρων, θησαυρών όρων κ.α. και η ανταλλαγή βιβλιογραφικών εγγραφών με άλλες Βιβλιοθήκες της Ελλάδος και του εξωτερικού.
- Η συστηματική παρακολούθηση των εξελίξεων στους τομείς ευθύνης του Γραφείου.
- Η υποστήριξη υλοποίησης Πρακτικής Άσκησης φοιτητών Ιδρυμάτων του εσωτερικού και του εξωτερικού (μέσω προγράμματος Erasmus).
(β) Γραφείο Υπηρεσιών προς τους Χρήστες και Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών:
(β.1) Οι αρμοδιότητες του Γραφείου στον τομέα των υπηρεσιών προς τους χρήστες είναι οι ακόλουθες:
- Η μέριμνα για την εύρυθμη λειτουργία του Βιβλιοστασίου και του Αναγνωστηρίου.
- Η παροχή υπηρεσιών πληροφόρησης, δανεισμού, δια-δανεισμού στην ακαδημαϊκή και την ευρύτερη κοινότητα.
- Η διάχυση της τρέχουσας πληροφόρησης που λαμβάνει η Βιβλιοθήκη και που σχετίζεται με τα επιστημονικά πεδία των Τμημάτων του Ιδρύματος.
- Η υποστήριξη των χρηστών με τη δημιουργία επικαιροποιημένων πληροφοριακών οδηγών και καταλόγων (αλφαβητικών, θεματικών, ταξιθετικών) σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή.
- Ο σχεδιασμός και η διοργάνωση εκπαιδευτικών σεμιναρίων Πληροφοριακής Παιδείας (επιτόπια ή από απόσταση) στη χρήση των έντυπων και ψηφιακών συλλογών και των προσφερόμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης.
- Η συνεργασία με τη Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας (ΜΟΔΙΠ) του Ιδρύματος για την εφαρμογή πρότυπων πρακτικών για την αξιολόγηση των συλλογών και των υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης,
- Η ξενάγηση και η ενημέρωση ομάδων εξωτερικών επισκεπτών.
- Κυκλοφορία υλικού (Δανεισμός ? Δια-δανεισμός):
- την ενημέρωση των νέων μελών για τα δικαιώματα τους (προφορικά, με χρήση ενημερωτικών φυλλαδίων, ιστοσελίδα) και έκδοση κάρτα μέλους της Βιβλιοθήκης,
- την παρακολούθηση της δανειστικής κατάστασης των μελών και γραπτή ή τηλεφωνική ενημέρωση για τα τεκμήρια που έχουν καθυστερήσει να επιστραφούν,
- τον έλεγχο του αρχείου δανεισμών και διευθέτηση των ληξιπρόθεσμων δανεισμών,
- τις κρατήσεις τεκμηρίων και ενημέρωση των ενδιαφερόμενων,
- την προσωπική ενημέρωση του εκπαιδευτικού προσωπικού του Ιδρύματος για τις νέες προσκτήσεις,
- τη διαγραφή των μελών που έχουν ολοκληρώσει τις σπουδές τους ή έχει λήξει η σχέση τους με το Ίδρυμα και χορήγηση βεβαίωσης ότι το μέλος δεν έχει υποχρεώσεις προς τη Βιβλιοθήκη,
- την εφαρμογή του Κανονισμού της Βιβλιοθήκης όσον αφορά το δανεισμό του υλικού και την αναπαραγωγή του (φωτοτυπίες, πνευματικά δικαιώματα),
- την παροχή υποστήριξης στους χρήστες για τον εντοπισμό υλικού σε άλλες βιβλιοθήκες και ικανοποίηση αιτημάτων δια-δανεισμού είτε μεταξύ των βιβλιοθηκών του ΤΕΙ Ηπείρου είτε με βιβλιοθήκες του εσωτερικού ή εξωτερικού.
(β.2) Σε ότι αφορά στον τομέα των Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών, οι αρμοδιότητες του Γραφείου είναι κυρίως:
- Η ανάπτυξη, η συντήρηση, η διαχείριση και η τεκμηρίωση του πληροφοριακού συστήματος της Βιβλιοθήκης και των αντίστοιχων προσφερόμενων υπηρεσιών (εφαρμογές Δημόσιας Βιβλιοθήκης, Αυτοματοποιημένης Διαχείρισης Βιβλιοθήκης, Διαχείρισης και Προβολής Ακαδημαϊκού Ερευνητικού Περιεχομένου CRIS, Ιδρυματικό Αποθετήριο κλπ).
- Η ανάπτυξη και η διαχείριση και εμπλουτισμός του ιστότοπου της Βιβλιοθήκης. Η δημιουργία και διαχείριση αναρτήσεων της Βιβλιοθήκης σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης και η μέριμνα για την εν γένει παρουσία της Βιβλιοθήκης στο διαδίκτυο.
- Η δημιουργία, διαχείριση και διατήρηση των ψηφιακών συλλογών.
- Η συλλογή και οργάνωση περιεχομένου σε ηλεκτρονική μορφή
- Η δημιουργία, εμπλουτισμός και λειτουργία ιδρυματικού αποθετηρίου:
- Διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος του αποθετηρίου,
- Συγκέντρωση, βιβλιοθηκονομική επεξεργασία και διάθεση των επιστημονικών δημοσιεύσεων των μελών της κοινότητας του Ιδρύματος,
- Ανάπτυξη πολιτικών σχετικά με τη βιβλιογραφική επεξεργασία των ψηφιακών συλλογών της βιβλιοθήκης,
- Τήρηση και έλεγχος των καθιερωμένων αρχείων ονομάτων, θεμάτων και σειρών για το Ιδρυματικό Αποθετήριο με βάση τα βιβλιοθηκονομικά πρότυπα και τις πολιτικές της Βιβλιοθήκης,
- Μέριμνα για τη διατήρηση των ψηφιακών συλλογών του Ιδρυματικού Αποθετηρίου,
- Μέριμνα για την επίλυση θεμάτων σχετικών με τα πνευματικά δικαιώματα των δημιουργών του υλικού που κατατίθεται στο Ιδρυματικό Αποθετήριο.
- Ο σχεδιασμός, η καταγραφή, η οργάνωση και η διαχείριση των συστημάτων ασφαλείας σε σχέση με τον εξοπλισμό, τα λογισμικά, τα δεδομένα και το υλικό της Βιβλιοθήκης.
- Η σύνταξη των τεχνικών προδιαγραφών για προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού.
- Η υποστήριξη των εργασιών του προσωπικού της Βιβλιοθήκης σε θέματα σχετικά με τη χρήση του εξοπλισμού, των εφαρμογών και των υπηρεσιών του πληροφοριακού συστήματος.
(γ) Γραφείο Εκδόσεων, Δημοσιευμάτων και Τυπογραφείου: έχει ως αρμοδιότητες τις εκτυπώσεις διδακτικού υλικού και τις εκτυπώσεις-εκδόσεις βιβλίων από συγγραφείς με την μορφή της αυτοέκδοσης, και ιδίως:
- Την εκτύπωση σημειώσεων μαθημάτων, εργαστηρίων, βοηθημάτων διδακτικών και εργαστηριακών ασκήσεων, ερωτηματολογίων για έρευνα και αξιολόγηση, θεμάτων εξετάσεων
- Την επιμέλεια, εκτύπωση και έκδοση επιστημονικών μονογραφιών, διδακτορικών διατριβών και επιστημονικών εργασιών.
- Την εκτύπωση υλικού δημοσιότητας δράσεων του Ιδρύματος.
(δ) Γραφείο Βιβλιοθήκης Ιωαννίνων: Εκτελεί τοπικά όλα τα καθήκοντα του προσωπικού του Γραφείου Υπηρεσιών προς τους Χρήστες. Επιπρόσθετα, το προσωπικό του υλοποιεί σεμινάρια εκπαίδευσης χρηστών και πληροφοριακής παιδείας υπό την άμεση επίβλεψη του αντίστοιχου Γραφείου, ενώ έχει την αρμοδιότητα της βιβλιοθηκονομικής επεξεργασίας, και οργάνωσης των τεκμηρίων (έντυπων και ψηφιακών) της τοπικής συλλογής μονογραφιών και έντυπων περιοδικών εκδόσεων και γκρίζας βιβλιογραφίας, καθώς και την εισαγωγή στοιχείων στο σύστημα ηλεκτρονικού κτηματολογίου και δωρεών, υπό την άμεση επίβλεψη και σύμφωνα με τις οδηγίες της Κεντρικής Βιβλιοθήκης.
(ε) Γραφείο Βιβλιοθήκης Πρέβεζας: ομοίως, όπως το προηγούμενο.
(στ) Γραφείο Βιβλιοθήκης Ηγουμενίτσας: ομοίως, όπως το προηγούμενο.
Διοικητικό Προσωπικό
Θεοδωρίκα Χριστίνα, ΤΕ Βιβλιοθηκονόμων (Αν. Προϊσταμένη)
τηλ. 26810 50459, e-mail: ctheodor@teiep.gr
Στράτη Αλεξάνδρα, ΠΕ Διοικητικού Λογιστικού
τηλ. 26810 50015, e-mail: astrati@teiep.gr
Βασιλάκη Δήμητρα, ΤΕ Βιβλιοθηκονόμων
τηλ. 26510 50457, e-mail: dvasilak@teiep.gr
Σιαπέρα Θεοπίστη, ΥΕ Επιμελητών
τηλ. 26810 50452, e-mail: tsiapera@teiep.gr
Παππά Κωνσταντνίνα, ΤΕ Βρεφονηπιοκόμων
τηλ. 26810 50155, e-mail: kpappa@teiep.gr
Κίτσιος Σπυρίδων, ΥΕ Επιμελητών
τηλ. 26810 50350 εσώτ. 1350, e-mail: enakou@teleinfom.teiep.gr
